Praktijkgegevens
Naam: Orthopedagogische Praktijk Ermelo B.V.
Adres: Dirk Staalweg 14, 3851 LJ Ermelo
E-mailadres: info@ope-online.nl
Telefoonnummer: 0341-454090
Kamer van Koophandel: 08196580
1. Inleiding
Deze privacyverklaring legt uit hoe OPE met informatie over een natuurlijke persoon omgaat, zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
1.1 Nodig voor onze dienstverlening
Om goede zorg te kunnen verlenen, verzamelen wij persoonsgegevens van u of uw kind. Dit is noodzakelijk voor een goede behandeling van uw kind, om contact met u op te nemen en de facturatie te verzorgen. Omdat wij niet alle diensten zelf leveren, maar voor sommige diensten andere dienstverleners inschakelen, is het soms nodig om gegevens te delen. Als wij u bijvoorbeeld doorverwijzen, zullen wij ook een deel van het dossier van uw kind moeten delen. Wij doen dit enkel met uw toestemming en verstrekken slechts de persoonsgegevens die van belang zijn voor die dienstverlening.
1.2 Wettelijk verplichtingen
Wij zijn verplicht om behandeldossiers 20 jaar te bewaren.
1.3 Voor wie geldt deze privacyverklaring?
Deze privacyverklaring geldt voor al onze cliënten. Daarnaast is deze privacyverklaring ook van toepassing wanneer u een bezoek brengt aan onze website, een voormalige cliënt bent, cliënt wil worden of wilde worden, maar dit uiteindelijk niet is gebeurd.
1.4 Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?
Onze organisatie is (verwerkings)verantwoordelijke voor het verzamelen en gebruiken van uw gegevens.
2. Persoonsgegevens en verwerking daarvan
2.1 Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn tot een natuurlijk persoon. Er zijn verschillende categorieën persoonsgegevens zoals gegevens betreffende behandelingen, facturatie en verwijzingen. Wanneer u of uw kind cliënt wordt bij ons, vragen wij u om een aantal persoonsgegevens, zoals uw naam en/of de naam van uw kind, adres, geboortedatum, BSN-nummer, telefoonnummer en e‐mailadres. Wanneer u of uw kind behandeld wordt, worden deze gegevens en gegevens omtrent behandeling en onderzoek vastgelegd in uw behandeldossier. In ons elektronische systeem kunnen ook een behandelplan, contactmomenten en cliëntgegevens opgenomen worden. Intramed heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangewezen (FG), die de gegevensbescherming waarborgt en als contactpersoon optreedt als toezichthouder.
2.2 Wat betekent verwerken?
De betekenis van het begrip ‘verwerken’ is ruim en houdt onder meer in: het verzamelen, bewaren, raadplegen, gebruiken, met elkaar in verband brengen en het verstrekken aan derde partijen die voor ons bepaalde diensten uitvoeren.
2.3 Waarom hebben we toestemming nodig voor de verwerking?
Wij mogen niet zomaar persoonsgegevens van u verwerken. Daar hebben wij een legitieme reden voor nodig. Vaak vloeit dit voort uit de behandelovereenkomst of een wettelijke verplichting. Soms is dit gebaseerd op uw uitdrukkelijke toestemming. Voordat u bij ons in behandeling komt vragen wij uw toestemming. Voor kinderen onder de 16 jaar vragen wij toestemming van een ouder. U kunt uw toestemming op elk moment weer intrekken. Indien u niet akkoord gaat, of uw toestemming intrekt, kunnen we u niet goed van dienst zijn. Passende zorg kan enkel geleverd worden als alle relevante gegevens beschikbaar zijn. Bovendien zijn wij verplicht om een behandeldossier aan te leggen om de kwaliteit van (toekomstige) zorg te waarborgen.
3. Wat doen wij met uw gegevens?
3.1 Inschrijving
Bij inschrijving vragen wij u de gegevens zoals vermeld onder 2.1. We zijn verplicht u te identificeren, maar mogen geen kopie van het paspoort bewaren. We vragen u middels een toestemmingsformulier toestemming om uw persoonsgegevens op te slaan.
3.2 Verwijzing
Middels een verwijzing van het R.I.D, het CJG, de gemeente of de huisarts komen gegevens van uw kind binnen. Soms kan het nodig zijn om u door te verwijzen naar een andere specialist. Wij verstrekken enkel de noodzakelijke persoonsgegevens aan deze specialist. Indien u een afspraak maakt met deze specialist, wordt dit gezien als het geven van toestemming.
3.3 Betaling
De behandelingen van de Jeugdzorg worden vergoed door de gemeente. Wij gebruiken uw gegevens om de gemeente een factuur te sturen voor de behandeling. Dit betalingsverkeer loopt via Vecozo naar de gemeente. Op de factuur staan uw NAW-gegevens en een algemene specificatie van de behandeling. Deze facturen bewaren wij voor onze debiteurenadministratie. Het bewaartermijn van administratieve gegevens is 7 jaar. Facturen van behandelingen die niet vergoed worden door de gemeente worden aan ouders gestuurd. Indien een rekening na meerdere herinneringen niet wordt betaald, kunnen gegevens worden gedeeld met derden voor de incasso.
3.3 Gemeente
De gemeente kan tevens gegevens opvragen van verzekerde voor een controle. In het kader van de verantwoording van de Jeugdzorg moeten wij de gevraagde gegevens verstrekken. Daarbij zullen wij de privacy van onze patiënten altijd voorop stellen.
3.4 Melden van incidenten
Als er onverwacht toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van uw persoonsgegevens – of wij vermoeden dat dit het geval is – dan zullen wij dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als dit incident op uw persoonsgegevens betrekking heeft en voor u mogelijk een hoog risico inhoudt op uw rechten en vrijheden, dan brengen we u zo snel mogelijk op de hoogte.
3.5 Verwerker
Het kan noodzakelijk zijn dat gegevens worden gedeeld met derden, zoals een ICT-leverancier van ons of een administratiekantoor. Indien deze derde kwalificeert als een verwerker, dan sluiten wij een verwerkersovereenkomst af met deze partij, zodat uw privacy beschermd is.
4. Plichten OPE
4.1 Beveiliging
De medewerkers van OPE hebben een beroepsgeheim en mogen in de basis niets doorgeven aan anderen. Gegevens uit uw dossier worden slechts gedeeld met diegenen die bij de behandeling zijn betrokken of wanneer u toestemming hebt gegeven voor het delen van die gegevens. Wij geven geen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Iedere behandelaar mag alleen onder zijn/haar eigen account inloggen. In uitzonderingsgevallen kan het toch nodig zijn om snel toegang te krijgen tot een patiëntendossier, bijvoorbeeld bij vervanging. Naast de bovengenoemde organisatorische maatregelen zullen wij ook voldoende technische beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen.
4.2 Verantwoordingsplicht
Om te voldoen aan onze verantwoordingsplicht houden wij registers bij van verwerkingen en eventuele datalekken.
5. Waar hebt u recht op?
5.1 Recht op inzage en afschrift
U hebt het recht om kennis te nemen van de gegevens in uw dossier. U kunt op afspraak uw dossier inzien onder begeleiding van de behandelaar. Verder hebt u recht op een afschrift van uw dossier. Persoonlijke aantekeningen vallen niet onder dit inzagerecht. Gegevens van derden in uw dossier zullen in beginsel onzichtbaar gemaakt worden.
5.2 Overige rechten
U hebt het recht om OPE te verzoeken persoonsgegevens te rectificeren, te verwijderen, over te dragen, de verwerking te beperken en tegen de verwerking bezwaar te maken. Hierover kunt u contact opnemen met Marjon Leijen door een e-mailbericht te sturen naar info@ope-online.nl Zorg er ook voor dat u wijzigingen in uw gegevens doorgeeft, bijvoorbeeld uw huisadres bij een verhuizing of wijziging van een telefoonnummer.
Vragen?
Indien u gebruik wilt maken van een van uw rechten of nog vragen heeft kunt u contact opnemen met Marjon Leijen. Een klacht trachten wij naar tevredenheid op te lossen. Mocht dat niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Wij hebben dit document met de grootste zorgvuldigheid samengesteld. Mocht u er onjuistheden in aantreffen of iets missen, dan wordt u vriendelijk gevraagd dit te melden op info@ope-online.nl.